運用 フロー 図。 システム開発で必要とされるドキュメントフロー

業務マニュアルの作り方(8)業務フロー図をかく

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まずは,業務フローの例を見てみよう。 UMLのアクティビティ図で書いたのが( 図1)である。 スイムレーンに役割を書き,上から下(または左から右)に向かって業務の進行を書いていく。 かどの丸い四角形で示したアクティビティが業務プロセスに対応し,矢印で示したフローが業務の流れになる。 「誰が何をするか」が明確になる。 よほど定型化されたものでない限り,業務とは複雑なものである。 厳密に書こうとすると,業務フローも複雑になりがちである。 しかし,分かりやすさを重視するなら,一つの業務フローに登場するアクティビティはせいぜい10~15程度にとどめるべきだ。 複雑なフローを表現したければ,一部の業務フローを別に切り出して,サブ業務フローとして記述すればよい。 親の業務フローのある業務プロセスの内部が,サブ業務フローとなっているというように階層化する。 スイムレーンには顧客や営業担当など役割を設定する。 「松山さん」など個人名を書くこともできるが,それはあくまである役割をする人を具体的に記しただけで,個人を特定して書くわけではない。 1人の松山さんが営業の松山さんと注文担当の松山さんに分かれて登場しても構わない。 業務フローを書くと「誰が何をする」というのが明確になると説明したが,この場合の「誰」というのは特定の個人というより「役割」を意味している。 アイコンや色づけが有効 図1に示したアクティビティ図は記法の上で間違いはないが,現場で使うにはまだ不完全である。 というのも,業務フローはエンドユーザーと仕様を検討する場面で利用されることが多い。 UMLなど聞いたこともない現場のエンドユーザーにいきなり図1を持って行っても,見てもらうのは難しい。 その難しさを解消するためには視覚効果が有効だ。 ( 図2)に,視覚効果を施した業務フローの例を示した。 レーンに色を付けたり,アイコンを利用したりするだけでも,エンドユーザーの印象はだいぶ変わる。 また,図2では,データや帳票などをアイコンで示している。 アクティビティ図ではアクティビティとフローしか示されないので,こうしたデータや物の流れが書かれない。 実際の業務では伝票などのやり取りは重要だ。 物の流れも把握しておくと,現実もイメージしやすい。 目に見える帳票や伝票なのか,目に見えないデータなのかはアイコンの種類によって区別してある。 決断の処理の部分は,判断が必要というアイコンを付与した。 次ページでログインまたはお申し込みください。

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売れる営業プロセスを解説【優れたリーダーは人を使うのがうまい】

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ここでいう手順書とは,例えば,監視手順書やオンライン運転手順書,バックアップ手順書といった個々の運用作業項目単位で作成する詳細作業マニュアル(作業手順書)のことを指す。 一般的にはこれらのドキュメントは,開発フェーズにおいてIT基盤構築チーム(運用基盤チーム)が主管となって作成して,運用保全の準備フェーズにおいて,保守運用の主管グループが引き継ぐことになる。 引き継ぐ前の手順書は,あくまでも個別の作業がメインで記述されているドキュメントである。 実際には,作業を実施するときの運用体制や作業承認者,作業スケジュール,報告様式,緊急時対応方法,ほかの運用業務との関連,作業品質指標値など,運用ルールに基づいた作業フローを保守運用グループで追加検討する必要がある。 これらの項目を作業手順書の上位文書として記載して,その作業フローから各手順書にリンクを張るか,もしくは,手順書の中に追記すべき作業フローなどを記載していく必要がある。 手順書のあいまいさが運用品質のバラツキにつながる 上記のような運用ルールが記載されていない手順書を使って運用作業を実施すると,作業の受け付け方法や作業の品質基準がブレたり,作業終了時の連絡・周知ルールがあいまいだったりするなど,運用担当者によって作業内容や品質にバラツキがでることになる。 このとき,ノード追加作業が正常終了したことの確認基準があいまいなため,GUI上でノードが追加されたらOKとするのか,ログファイルを確認してエラーが出ていなければOKとするのか,試験的にエラー・メッセージを送って正常に表示されたらOKとするのか,担当者によって判断にバラツキがでてしまう。 また,正常終了を誰が判断(もしくは承認)して次の作業に進むのか,その証跡をどこに記載するのか,異常時に誰にエスカレーションするのか,といった内容もこの手順書には記載されていないかもしれない。 運用現場によっては,運用ルールは特定の運用管理責任者の頭の中にすべて入っていて,この責任者に聞けば何でも分かるのかもしれない。 現場経験が長い担当者なら,暗黙のルールとして記憶しているかもしれない。 しかしながら,このような状況は属人化を助長し,運用の見える化を阻害する要因にもなる。 運用ルールは明文化しておく必要がある。 運用ルールを運用作業手順書に盛り込む 上記の例の場合,作業の正常確認となるチェック基準(ログ確認と状況コマンド投入の2パターンで確認作業を行なうなど)や作業の実施体制(必ず2人で作業を実施するなど),作業終了時の報告先と終了基準,作業証跡の様式と保管先などが運用ルールとしてあらかじめ規定されていれば,これらの内容を作業フローに盛り込んだ「運用作業手順書」を完成させることができる。 また共通のルールに基づいた作業フローが明文化されることで,作業品質の確保だけでなく,作業の見える化や,作業間の情報共有も可能となる。 このような運用ルールを作成する基盤となるのが,全社レベルで定めた運用管理ポリシーである( 図1)。 企業のルールとして,運用フェーズでの共通的なルール(システムへの変更・リリースの承認者は現場の管理責任者以上の権限をもつものに限るなど)や必ず実施すべきプロセスなどを規定しておく。

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導入・運用フロー|採用代行・採用アウトソーシングならONE

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ITサービスを安定して提供するためには、しっかりとした運用設計が欠かせない。 3W1H…ですか? そう。 どの現場でも必ず話し合って、決めてほしいわね。 な、なるほど!(メモメモ) When:いつ運用設計をするか? で、運用設計っていつやればいいの? そうね。 残念ながら 明確な定義はないわ。 (だからこそ、現場でしっかり話し合って決めてほしいんだけれどね) ただ、早めに着手するに越したことはないわね。 早めって? 要件定義・設計など、なるべく上流(…って言い方あまり好きじゃないんだけど)でってこと。 なるほど! 一般的に、何を運用項目として設計するかは、要件定義と基本設計によって決まってくる。 確かに!機能とか、機器構成とか、システムフローや業務フローとか、使うパッケージや外部サービス(クラウド等)とかってそこで決まっちゃうよね。 運用できるかどうか見極めるためにも、要件定義や基本設計段階から運用設計に着手しておいたほうがイイってワケ。 ふむふむ。 そして、後になればなるほど、戻れなくなる! 「運用設計 イコール 非機能要件」を満たすための業務を設計すると言ってもイイくらいだし。 Who:誰が運用設計をするか? これも答えがないのよね。 会社によって、現場によってまちまちだったりする。 結構、アバウトな感じなのね… だからって、曖昧にしておいてイイってことじゃない。 後で泣くのは運用現場であり、お客さんなんだから。 ちなみに、こんなアンケート結果があるわ。 個人的には、運用のプロであるあたしたち運用者がやったほうがイイと思うケド。 どの現場でも、誰が運用設計するかは必ず話し合って決めてほしい。 「誰も設計しません」だけは絶対避けたい…。 What:設計すべき運用項目は? …で、何を設計すればいいの? よくぞ聞いてくれた、遥子! これまた、明確な定義などないっ(リリっす!) 答えは自分で体系化するものよ! なに、その開き直り…。 でも、それじゃ私みたいな初心者は困っちゃうんですケド…。 それもそうね。 主だったシステム運用項目を挙げておくわ。 また、 トリガーを決めておくのも大事ね。 JP1などの監視ツールから挙がってきたアラート起因で作業するのか? ユーザーや関係者からの申請に応じて対応するものなのか? 運用設計の成果物ってどんなものなのかしら? いろいろあるわよ。 運用項目一覧、運用フロー、手順書、作業チェックリスト、管理台帳(インシデント管理簿、問題管理簿、入退室記録簿など)、帳票(申請書、作業指示書など)、運用スケジュール、運用報告書 などなど。 ほほう(メモメモ) 現役のITサービスマネージャやインフラエンジニアが書いた書籍やノウハウも出回っているから、遥子も参考にするといいと思うわ。 How:どのような体制で運用するか? そして、最後は体制。 どんなに立派に運用項目を定義しても、実際に運用を回す体制や必要なスキルを持ったエンジニアを揃えられなければ絵に描いた餅。 (もちろん、予算確保も大事!) そのためにも、システムやサービスの設計段階から、運用設計を始めておかないとダメなのね。 ある日、遥子のもとにやってきた。 システム運用業務の認知の低さ、運用者のモチベーションの低さを嘆き、空から舞い降りた。 彼女の使命は、運用のプレゼンス向上、価値向上、そして運用者の誇りの醸成。 好きな言葉は「ありがとう」。 好物は、かき氷ブルーハワイ(嫌なことがあるとやけ食いする)。 見た目も言動も幼い感じだが、実は65535歳らしい。 海野 遥子(うんの ようこ)23歳 大手製造業 日景(ひかげ)エレクトロニクスの情報システム子会社に勤める2年目社員で、認証基盤システムの運用担当。 クラスの端っこで目立たないような女子。 今日もサーバルームで、システム監視したりパッチ当てたりと目立たぬ日々を送る。 好物はいわた茶。 実在の人物や団体などとは関係ありません。

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