退職証明書 書き方。 退職証明書の記入時に押さえておくべき書き方

解雇理由書の書き方や義務など文書で求められた解雇理由証明書の手続procedure

退職証明書 書き方

離職証明書とは、社員から退職の申し出があった場合に、会社が退職手続きを行うにあたり必要となる書類のひとつです。 退職者から請求された場合には、定められた期日までに離職証明書の手続きを行わなければならず、 遅延や放置した場合には、雇用保険法によって懲役・罰金が発生する可能性があります。 今回は、人事担当者が必ず知っておかなければならない離職証明書について、申請書の描き方や添付書類など具体的な手続き方法も解説します。 離職証明書とは?離職票を発行するための書類 離職証明書は、正式には「雇用保険被保険者離職証明書」という書類で、 退職する社員から離職票の発行を求められたときに必要となる書類です。 離職票は、社員が退職する際に、転職など次の職場が決まっておらず失業保険を受給したい場合に、社員の申し出を受けて会社から社員に交付する書類です。 退職した社員は、雇用保険の失業給付を請求するときに、ハローワークに離職票を提出し手続きを行います。 この離職票を発行するために、会社はハローワークに離職証明書の提出が必要となるのです。 離職証明書が必要になるのは、以下の2パターンです。 上記に該当する場合、企業は社員が退職した翌日から10日以内に、「離職証明書」と「雇用保険被保険者資格喪失届」の2つの書類を、管轄のハローワークに提出しなければいけません。 失業給付は、離職証明書の内容をもとに受給資格や給付金額、給付日数が決定されます。 会社が届出を遅延してしまうと、離職票の交付もそのまま遅延してしまうため、退職者の生活に影響が出てしまう可能性があります。 人事・総務部の担当者の方は、必ず期限内に提出しましょう。 離職証明書の申請方法は3つ 離職証明書は管轄のハローワークに提出します。 提出の方法には、下記3つがあります。 記入用紙はハローワークに用意してあり、自主作成したり、ネットでダウンロードしたりすることは基本的にできませんので、ハローワークに直接取りに行く必要があります。 中には郵送で取り寄せが可能なハローワークもあるようなので、管轄のハローワークに問い合わせてみるといいでしょう。 記入した用紙は、ハローワークに直接持ち込み提出します。 頻繁に離職証明書の発行が必要な大手企業などの場合は、手書きによる労力の大幅な削減が見込めます。 申請方法については、管轄のハローワークごとに確認が必要です。 注意点として、電子申請には「電子署名」が必要となるため、あらかじめ「電子証明書」を入手しておく必要があります。 e-Govにアクセスし、「雇用保険被保険者資格取得届(離職票交付あり)」の申請画面を開くと、紙の様式同様の入力画面が表示されるので、黄色の枠に必要事項を入力して申請書を作成します。 このとき、退職者の署名が必要な場合がありますが、必要事項を記載した確認書や証明書は、PDFファイルなどで申請時に添付します。 申請後、「離職票-1兼 資格喪失確認通知書」「離職票-2」「資格喪失確認通知書(事業主通知用)」「離職証明書(事業主控)」の4つの書類が電子公文書として交付されます。 離職証明書を提出してからいつ離職票は届く? 退職者から離職票の発行を請求された場合、これまで説明してきた通り会社はまず、ハローワークに 「雇用保険被保険者資格喪失届」と 「離職証明書」の2つの書類を提出します。 すると、ハローワークから「離職票-1」と、離職証明書の複写になっている「離職票-2」が発行されます。 この2つの離職票を退職者に送付するまでが、会社が行う手続きです。 離職票発行に必要な離職証明書の提出は、社員が退職して被保険者資格を喪失した翌日から10日以内と説明しましたが、会社がハローワークに提出したその日に離職票は受領できません。 離職票は提出後から3営業日程度で、ハローワークから郵送で届くことになりますので、 退職者が離職票を受け取るまでには1~2週間程度かかることになるでしょう。 退職者がすぐ次の会社に就職しない場合、国民健康保険や国民年金への加入が必要となりますが、この加入手続きにも離職票が必要ですので、会社には速やかな対応が求められます。 なお、上記の通り離職票の発行には時間がかかるため、加入手続きに間に合わないこともあります。 その場合は、「退職証明書」の発行を求められることがあります。 退職証明書は、退職者が間違いなく会社を退職したことを証明する書類ですが、公的な文書ではなく、既定の様式もありません。 退職者から発行の要請があった場合のみ発行する会社が多いようです。 離職証明書の書き方 離職証明書の申請用紙で、記入する各項目を解説していきます。 その上で、用紙下部の「具体的事情記載欄」に退職の具体的原因とその経過などを詳しく記入します。 選択項目の理由に該当するものがない場合は、「いずれにも該当しない場合」にチェックをいれ、具体的に理由を記載してください。 ここで記載された離職理由は、その内容に応じて、添付された離職理由を確認できる資料をもとにハローワークで確認が入ります。 離職理由によって受給資格や受給日数が変わってきますので、資料と相違のないよう、できるだけ詳細に記載しましょう。 月給支払いの場合は、原則として歴日数、日給・時給の場合は実稼働数となります。 日・時間・出来高による場合はB欄に記入し、通勤手当などの月額で定められている賃金はA欄に記載します。 記入しない場合には、斜線を引きます。 本人と連絡がとれないなどやむを得ない事情がある場合は、理由を記載し、事業主印を押します。 離職者本人の記名押印または自筆による署名が必要な個所が2つあります。 離職証明書の記載内容によって失業給付の中身が決定されますので、内容に誤りがあってはいけないためです。 離職者本人の確認と署名を忘れないようにしましょう。 離職証明書の提出時に必要な添付書類 離職証明書を提出する場合には、離職内容が正確かどうか判断するための書類を添付する必要があります。 具体的には、以下の書類が必要となります。 ・離職までの賃金や支払い期間を確認できる資料 賃金台帳、労働者名簿、出勤簿やタイムカードなどを提出します。 離職の理由によって添付書類が異なりますので、一例を紹介します。 離職証明書は早め早めの準備を 離職証明書の準備が先延ばしになってしまい、離職者やハローワークから催促される会社も多いようです。 会社側が手続きを遅延して離職票の交付が遅れてしまうと、そのまま失業給付の支給に遅れが出てしまい、離職者の生活に影響を与える可能性もあります。 離職の手続きに必要な各種書類の様式などは事前に整えておき、離職の申し出があった場合はすぐに対応できるようにしておきましょう。

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離職票と退職証明書、退職時に会社が用意しなければならないのは?

退職証明書 書き方

退職証明書の請求文面-請求理由なし ファイルダウンロード ・ ・ 画像版 クリックで拡大されます。 退職証明書の請求文面-請求理由あり ファイルダウンロード ・ ・ 画像版 クリックで拡大されます。 説明 文章構成 ・前文(頭語含む) ・主文 ・末文 ・後付 なお、使用フォントはMSP明朝 気にいらないのであれば各自変更してください。 接続詞について ビジネス文書であれば「ひらがな」を使用いたします。 ですが、退職証明書請求ではどちらでも大丈夫だと思われます。 退職届送付後に請求するのもあり 退職届と同時に即、退職証明書の申請をすると 「もしかして転職がすでに決まっていたな」 と思われるでしょう。 でも、退職するので気にしないでください。 通常は、申請理由を明記いたします。 「転職のため~」と。 請求理由なしサンプルでは理由を明記していませんのでご注意ください。 文面は直筆ではなくとも大丈夫? 直筆ではなくともかまいません。 印刷したもので問題ないです。 ただし、注意点がございます。 署名と 捺印(なついん)をしてください。 署名だけでも効力はああります。 なお、署名とは直筆で氏名を書くことです。 捺印は署名とあわせてはんこ(判子)を押す行為です。 記名(非手書き)にはんこを押す行為は「押印」と表現します。 はんこがないと失礼と思われます。 「記名+押印」で、署名と同等の効力がありますが、 手抜きと思われないためにも「手書き+捺印」にしてください。 はんこの押し方 氏名を手書き(直筆)し、右横付近にはんこを押してください。 氏名にすこし重ねて押しても大丈夫です。 送り先(前職場)が大所帯であったり、社員の入れ替わりが はやい場合には「契約社員」と表記すると良いです。 先方もわかりやすいですから。 「さて 私こと」はへりくだって小さくする(フォントサイズを縮小) します。 ですが、しなくても問題はないです。 法律で定められています 参考:労働基準法第22条1項 退職の証明書を元被雇用者が請求した場合、会社側は 「遅滞」なく発行する義務があります。 ですが、請求していない項目はとくに記入することは 義務付けられていないようです。 ご注意ください。 労働者が請求していない事項については、たとえ 1 ~ 5 に該当する場合であっても、 記入することは禁止されてい ますのでご注意ください。 roumu110. html フォーマットが定まっている会社内のやりとりではなく、 個人(私人)から在籍していた会社への「お願い」です。 多少文章がおかしても意思さえ通達できればまず、 退職証明書は発行してもらえます。 そのようなときには当事業所の「退職電話代行サービス」をご利用ください。 ご相談・お問い合わせお待ちしております。

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離職票はいつ必要? 書き方や退職証明書との違い | 転職実用事典「キャリペディア」

退職証明書 書き方

退職手続きで重要な書類は3つある 会社員が退職する際に重要となる書類は3つあり、 「離職証明書」・「離職票」・「退職証明書」がそれに該当します。 これらはどれも名称が似ていて紛らわしいかもしれませんが、それぞれ違いや使い道をしっかりと押さえておきましょう。 ここの理解が曖昧なままだと、退職するまでの手続き・退職した後の措置で大きな失敗をしてしまうおそれもあります。 手続きで不備があると担当者にも迷惑がかかってしまうので、前もっての予習が肝心です。 離職証明書とは何か 雇用保険に関する書類である 離職証明書は 、「雇用保険被保険者離職証明書」の略称です。 後述する 退職証明書と名前がかなり似ていますが、その意味は全く異なるものであることが分かるでしょう。 双方を混同しないように注意が必要です。 企業がハローワークに提出するもの 実はこの離職証明書は、退職者本人が必要とすることはさほどありません。 というのも、企業がハローワークに提出するための書類だからです。 「離職票」を企業が発行するためには、ハローワークに離職証明書を提出しておかなければなりません。 退職者にとって重要なのは、むしろこの後説明する 離職票の方でしょう。 離職票とは何か 失業給付を受けるために必要な書類 離職票とは、 退職者が雇用保険の失業給付を受ける際に必要となる書類です。 これを申請することによって、決して少なくない額の給付を受けられるため、必要であればぜひ申請するべきでしょう。 給付日数が残っていたとしても、手続きの遅滞によって失業保険が途中で打ち切られてしまう可能性があるため、遅れないように気をつけて下さい。 離職票の内容 離職票には、退職理由・過去半年の間の給料・出社日などが記入されています。 この情報を元にして、ハローワークが失業給付を与えるかどうかを決定するということです。 会社を退職した場合で給付を希望する人は、迅速にこの離職票をハローワークに提出しなければなりません。 退職証明書とは何か 「退職した」ことを証明する書類 離職証明書・離職票と非常に紛らわしいですが、別の書類です。 この退職証明書は 、「会社を退職したという事実を証明するための書類」です。 退職する人が退職証明書の発行を要求した場合、企業は速やかにそれに応じる必要があります。 上述した離職票が公文書であるのに対し、この退職証明書は私文書です。 フォーマットも企業によってバラバラで、決まった形は存在していません。 転職先で提出を求められることも フリーランスとして活動するなら別ですが、別の会社に転職した場合に退職証明書の提出を求められることがあります。 前職の企業から退職証明書を受け取ったら、きちんと保管しておくのが好ましいでしょう。 数年後にどこかの会社に転職する可能性がゼロとも言い切れません。 3つの書類の違いを整理 改めて整理しておきましょう。 「離職証明書」は企業がハローワークに提出しなければならない書類であり、離職票を発行してもらうために必要となります。 「離職票」は、退職者が失業給付を申請するために必要な書類であり、公文書です。 「退職証明書」は退職という事実を証明するための書類であり、私文書です。 決まったフォーマットはありません。 必要な書類のことは頭に入れておく 「離職証明書」「離職票」「退職証明書」の3つは名称がとても似ており、紛らわしいといえます。 退職後の給付受け取り手続きや転職活動でこれらの書類を使う機会があるため、書類の管理は大切です。 それぞれの書類がどういった状況で必要になるのか、正確に把握しておきましょう。 離職証明書の書き方・提出について 記入するのは事業主 離職証明書は退職者が失業給付の申請を行えるようにするための書類であり、 事業主が作成しなければなりません。 退職者側が作成方法を知る必要はありませんが、手続きで戸惑わないようにするためにも流れは押さえておきましょう。 事業者がハローワークで書類を申請する 離職証明書の原本は、はA3サイズの複写式となっており、Web上でフォーマットをダウンロードすることができません。 そのため、ハローワークを直接訪れて原本を入手・記入することになります。 なお、事業主は「e-Gov」による電子申請で離職証明書を入手することもできます。 離職票の請求がない場合は必要ない 「離職証明書は退職者が離職票を受け取るために必要」と先ほど述べました。 もし退職者の転職先が既に決まっているなら、失業給付の対象になりません。 そのため離職証明書は必要ではないといえます。 必要がない場合はその旨を会社に伝えておくようにしましょう。 会社を退職したら健康保険を切り替える ここからは、 会社を退職した後にやっておくべきことについて説明します。 健康保険の手続き まずは 健康保険についてです。 健康保険への加入は国民の義務なので、手続きは抜かりなく行っておく必要があります。 転職する場合は転職先の健康保険に入れば良いですが、フリーランスになる場合はそうはいきません。 基本的に方法は2つあり、 「任意継続被保険者になる」 「市町村の国民健康保険に入る」のどちらかです。 「任意継続被保険者」は前の会社の健康保険にそのまま入るというものですが、適用するには条件が設けられています。 もし任意継続のための条件を満たしていないのであれば、市町村の国民健康保険に加入しましょう。 任意継続だと保険料は2倍になる 前の会社の健康保険に引き続き加入していく場合、保険料に注意が必要です。 会社員時代は保険料が労使折半でしたが、退職後はそれが行われないため実質 2倍の額を負担することになってしまいます。 市町村の国民健康保険と比較検討して、良いと思う方を選択するようにして下さい。 国民健康保険の場合、役場で手続きするとそのまますぐ保険証を発行してくれることが多いです。 国民健康保険への切り替えは退職から14日以内 会社の健康保険から国民健康保険へ切り替える場合、その手続きは退職14日以内に行う必要があります。 もし健康保険に未加入の状態が続いてしまうと、 病院での診察・治療代は全額自己負担です。 会社の健康保険を脱退した翌日から国民健康保険への加入義務が生じるため、手続きは迅速に済ませるようにして下さい。 年金の切り替えもしておく 厚生年金から国民年金へ 会社へ就職すると自動的に厚生年金へ加入することになるので、細かい手続きは必要ないかもしれません。 しかし逆に退職した場合は、 年金切り替えの手続きを行う必要があります。 健康保険と同じく、公的年金への加入も国民の義務です。 忘れずに切り替えをしておきましょう。 年金切り替えは退職してから14日以内 国民健康保険の場合と同じく、 退職後の国民年金切り替えは14日以内に行う必要があります。 時間的余裕があまりないため、退職したらすぐに役所へ行って手続きを始めるのがベストです。 失業保険の申請 失業給付の受給を希望する場合も、迅速に手続きを行なっておきましょう。 健康保険・国民年金の切り替えも行わないといけないためやることは多いですが、後回しにするよりはすぐにやっておくべきです。 離職理由と失業給付について 会社都合退職と自己都合退職 離職理由は、 「会社都合」と「自己都合」の2つに大別されます。 失業給付を申請する際に、離職理由がどちらであるかによって詳細が異なってきます。 会社都合退職でわかりやすい例としては、会社の倒産・解雇が挙げられるでしょう。 自己都合退職だと、退職者それぞれに理由があると考えられます。 一般的に「一身上の都合で退職」と記入する場合、自己都合退職ということになります。 会社都合は「特定受給資格者」となる 会社都合で退職した場合、失業給付手続きの際に「特定受給資格者」として扱われます。 被保険者だった期間が長いほど・そして年齢が高いほど給付を受けられる日数は多くなっており、手厚い保障を受けられます。 自己都合は「一般の離職者」となる 一方で自己都合退職の場合、失業給付手続きの際には「一般の離職者」として扱われます。 自己都合でも失業給付を受けることはできますが、会社都合の場合と比べて給付日数が大きく減少しているのが特徴です。 会社都合と異なり、自己都合は好きなタイミング・自由に会社を退職したことになるので、待遇で差が出てしまうのは仕方ないといえるでしょう。 離職票はどれくらいの期間で届くのか 失業給付の手続きで欠かせない離職票ですが、退職してすぐに貰えるというわけではありません。 会社とハローワークの間で調整が行われているため、 退職してから手元に来るまで1週間以上は掛かると見たほうが良いでしょう。 大抵は 2週間以内で届きますが、繁忙期だと手続きが遅れてしまうことも考えられます。 もし2週間待っても離職票が届かない場合は会社及びハローワークに問合せをしましょう。 離職票の再発行方法 離職票はとても重要な書類ですが、アクシデントで紛失してしまうということも考えられます。 その場合に備え、離職票の再発行方法を知っておきましょう。 ハローワークで再発行の手続きをする 離職票を紛失した際の再発行の手続きは 「前職の会社の住所を管轄しているハローワーク」で行うのがベストです。 離職票の管理を行っているのは 前会社の住所を管轄しているハローワークであるため、間違えないようにしましょう。 ハローワークでの再発行は申請書類が必要 離職票の再発行をハローワークで頼む際、「申請書類」と「離職票再交付申請書」が必要です。 再交付申請書はハローワークの窓口で受け取れるほか、Webページでダウンロード・プリントアウトすることもできます。 前職の会社に発行依頼することもできる ハローワークに行かずとも、前職会社の人事担当に問い合わせることで離職票の再発行を依頼することもできます。 「会社に頼むのが嫌」という場合は無理にそうする必要はありませんが、ハローワークを訪れる手間が省けるのは便利であるといえます。 しかし、会社での離職票再発行は 退職後4年間に限られている点に気をつけて下さい。 企業は離職票を退職してから4年間保管するよう義務付けられています。 4年を越えた場合は会社での再発行はできません。 ハローワークであればいつでも離職票の再発行が可能です。 前職の会社が倒産していたり、何年も前に在籍していたという場合はハローワークで申請しましょう。 ハローワークに提出した離職票は返却されるのか? 離職票は失業給付以外の手続き(保険・年金など)でも使用することがあるため、 返却してもらうと安心です。 基本的には、離職票の原本かコピーが返却されることになっています。 もしハローワークで手続きを行った後で返却されなかったら、その場で返却して欲しい旨を伝えておきましょう。 離職票の代用となる書類について 「健康保険などの手続きで離職票の提出が求められたが、ハローワークから返却されていない」…という場合はどうすればいいのでしょうか。 その場合は 退職日が分かる別の書類でも代用できることがあります。 例としては、 退職証明書・雇用保険受給資格証などです。 もちろん離職票が手元にあるのが好ましいのですが、代用物としてこれらの書類が使えるということも知っておくと便利です。 離職証明書・離職票については正確な理解を 退職関連の書類はとても大切です。 書類をきちんと用意できなかったり手続きが大きく遅れてしまうと、給付が受け取れなくなる恐れもあります。 実際に退職する前に、 「退職にあたっての手続きは何をすればいいのか」を正確に把握しておくべきです。 フリーランスになると、税金や保険関連の手続きを全て自分で済ませていかなければなりません。 会社に在籍していれば企業がやってくれていたので不慣れなこともあるとは思いますが、少しずつトライしていきましょう。

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